Bewerbung Verwaltungsfachangestellte – Das solltest du auf jeden Fall beachten!

Wenn du Büroarbeit schätzt, du gerne mit Daten und Akten arbeitest und nach einem Ausbildungsberuf suchst, der sich lohnt, ist Verwaltungsfachangestellter vielleicht genau der Richtige. Es handelt sich dabei nicht um sonst um einen der beliebtesten Ausbildungsberufe in Deutschland. Was es mit diesem Beruf genau auf sich hat und wie du dich für einen Ausbildungsplatz bewerben kannst, erfährst du im folgenden Artikel.

Verwaltungsfachangestellte Berufsbild

Verwaltungsfachangestellte sind Vorläufig im öffentlichen Dienst tätig. Das heißt, sie arbeiten in verschiedenen Ämtern und Verwaltungen, wo sie Büroarbeiten übernehmen und für Sachbearbeitung zuständig sind. Natürlich gehört auch die Beratung der Bürger zu ihrem jeweiligen Fachgebiet. Verwaltungsfachangestellter ist ein anerkannter Ausbildungsberuf, bei dem es verschiedene Fachrichtungen gibt:

• Bundesverwaltung
• Landesverwaltung
• Kommunalverwaltung
• Kirchenverwaltung
• Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammer (IHK)

Im Grunde handelt es sich natürlich um den gleichen Beruf, aber die spezifischen Aufgaben und Arbeitgeber unterscheiden sich. Zur Bundesverwaltung gehören zum Beispiel das Finanzministerium oder die Bundesagentur für Arbeit. In der Landesverwaltung sind mögliche Arbeitgeber die Behörden, die nicht dem Bund, sondern den einzelnen Ländern unterstehen. Dazu zählen beispielsweise Landwirtschaftsämter oder Ausländerbehörden. Auch in der Verwaltung von Hochschulen sind Verwaltungsfachangestellte in der Fachrichtung Landesverwaltung tätig. Die Fachrichtung Kommunalverwaltung bezieht sich auf Gemeinde- und Kreisverwaltung. Dazu gehören etwa das Einwohnermeldeamt, aber auch die Verwaltung von Schulen oder staatlichen Bibliotheken. Mit Kirchenverwaltung ist die Verwaltung von Kirchengemeinden und anderen kirchlichen Einrichtungen gemeint. Verwaltungsfachangestellte der letzten Fachrichtung sind in der Regel bei Handwerkskammern oder Industrie- und Handelskammern beschäftigt.

Aufgabenbereich

Die spezifischen Aufgaben der Verwaltungsfachangestellten sehen natürlich je nach Fachrichtung und Behörde etwas verschieden aus. Der Beruf wird oft mit dem Beruf der Bürokaufleute verglichen: ein vielseitiges Berufsfeld, ohne das es in der Behörde bzw. im Unternehmen drunter und drüber gehen würde. Verwaltungsfachangestellte haben jedoch ein besseres Verständnis für rechtswissenschaftliche Sachverhalte.

Rechtsvorschriften, Zahlen, Formulare und auch Menschen gehören zu ihrem Arbeitsbereich. Sie erarbeiten Verwaltungsentscheidungen und setzen die Betroffenen darüber in Kenntnis. Je nach Behörde können diese sehr unterschiedlich aussehen. Beispielsweise kann es um den Erhalt von Arbeitslosengeld oder das Verlängern eines Visums gehen. Verwaltungsfachangestellte sind Fachleute für rechtliche Fragen und können daher ratsuchenden Bürgern Auskünfte über ihre jeweilige Behörde geben. Sie müssen sich also gut mit dem gegebenen Bundes- oder Landesrecht auskennen.

Zusätzlich kümmern sich Verwaltungsfachangestellte um den Schriftverkehr ihrer Behörde und geben zum Teil auch telefonische Auskünfte. Sie führen Akten und Protokolle und erstellen Berichte und Aufstellungen. Für die Verwaltungsvorgänge erheben sie Daten und verarbeiten diese ggf. zu Tabellen und Grafiken. Die Materialbeschaffung für die Behörde fällt ebenfalls in das Tätigkeitsfeld eines Verwaltungsfachangestellten. Auch im Rechnungswesen sind sie tätig. Verwaltungsfachangestellte spielen eine Rolle bei der Entwicklung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen und führen Listen, um sicherzugehen, dass diese eingehalten werden. Sie bearbeiten sowohl Zahlungsvorgänge an sich als auch Mahnungen oder z.B. Erlassanträge.

Zuletzt übernehmen Verwaltungsfachangestellte auch einige Aufgaben in der Personalverwaltung. Dazu zählt zum Beispiel das Führen von Personalakten oder das Erledigen von administrativen Aufgaben im Rahmen der Personalgewinnung. Auch die Berechnung von Dienstbezügen oder Vergütungen anhand von geltenden Gesetzen kann durch Verwaltungsfachangestellte übernommen werden.

Die Ausbildung

Wie du also siehst, ist das Einsatzgebiet der Verwaltungsfachangestellten größer und spannender, als man vielleicht vermuten würde. Die Ausbildung hierzu schließt du in einer der genannten Fachrichtungen ab. Es handelt sich um eine dreijährige Berufsausbildung im dualen System, was bedeutet, dass sie sowohl im Ausbildungsbetrieb als auch in der Berufsschule stattfindet. Der Schulunterricht ist entweder in Blockform angelegt oder fällt auf ein bis zwei feste Tage in der Woche.

Im ersten und zweiten Jahr lernst du die Aufgaben und die Organisation deines Ausbildungsbetriebes kennen und dir werden die Grundkenntnisse der verschiedenen Aufgabengebiete beigebracht: Rechnungswesen, Personalwesen, Beschaffung etc. In der Berufsschule lernst du Rechtsgrundlagen kennen und dir wird z.B. beigebracht, wie Verwaltungsverfahren bürgerfreundlich durchgeführt werden können. Ebenfalls lernst du, wie Verträge zur Beschaffung von Gütern abgeschlossen werden oder wie du die Buchführung zu Beständen und Wertströmen erledigst. Mitte des zweiten Lehrjahres wird eine Zwischenprüfung durchgeführt.

Im dritten Ausbildungsjahr vertiefst du dann deine Kenntnisse aus dem ersten und zweiten Jahr und erlernst neue fachspezifische Fähigkeiten. Das Erbringen und kontrollieren von Leistungen könnten zum Beispiel Themen sein, genauso wie die Bearbeitung von Personalangelegenheiten. Mit der Abschlussprüfung nach dem dritten Jahr beendest du deine Ausbildung.

Zusätzlich zu den genannten Themen wirst du natürlich auch mit Computerprogrammen vertraut gemacht, verbesserst deine Rechenfähigkeiten und belegst gegebenenfalls Fächer wie Deutsch, Englisch oder Sozialkunde. Nicht zu vergessen wirst du mit dem für deine Behörde spezifischen rechtlichen Kontext vertraut gemacht.

Gehalt Verwaltungsfachangestellte – Wie sehen deine Verdienstmöglichkeiten aus?

Während der Ausbildung wirst du nach Tarif bezahlt. Der Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen Dienstes legt jedoch verschiedene Werte fest, je nachdem in welchem Bundesland du dich befindest. Auch deine Fachrichtung könnte Auswirkungen auf die Vergütung haben. Generell kannst du jedoch als angehender Verwaltungsfachangestellter mit etwa 1.040 Euro brutto im ersten Jahr rechnen. Jedes Jahr wird der monatliche Betrag etwas erhöht, sodass du im dritten Lehrjahr schon bei etwa 1.140 Euro brutto bist. Nach der Ausbildung solltest du nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes bezahlt werden. Hierbei liegen deine Verdienstmöglichkeiten in etwa zwischen 2.825 Euro und 3.125 Euro brutto im Monat.

Verwaltungsfachangestellte Voraussetzungen – Das bringst du mit

Obgleich es keine rechtlichen Vorschriften für die benötigte Vorbildung gibt, sprechen die Zahlen für sich. Zwischen 60 und 75 Prozent aller Ausbildungsanfänger haben die Hochschulreife. Der Rest bewirbt sich hauptsächlich mit der Mittleren Reife und nur etwa ein Prozent haben nur den Hauptschulabschluss. Deine Chancen, dich für eine Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten zu qualifizieren, sind also um einiges höher, wenn du das Abitur oder eine Fachhochschulreife vorweisen kannst.

Deine Stärken sollten am ehesten in den Fächern Deutsch, Englisch, Mathematik und Wirtschaft oder Recht liegen. Auch Politik und Sozialkunde können nützlich sein. Entscheidend sind jedoch nicht nur deine Noten, sondern insbesondere deine Fähigkeiten. Du solltest ein Grundverständnis von rechtlichen, wirtschaftlichen und sozialen Zusammenhängen mitbringen; ebenso ein fundiertes Allgemeinwissen. Mathematikkenntnisse sind in deinem Beruf unentbehrlich, weshalb es von Vorteil ist, wenn du zumindest die nötigen Grundfähigkeiten mitbringst. Kenntnisse im Fach Deutsch können relevant sein, da du als Verwaltungsfachangestellter den Schriftverkehr deiner Behörde mit übernimmst. Dabei müssen sowohl deine Grammatik und Rechtschreibung als auch deine Ausdrucksweise einwandfrei sein. Dazu kommt, dass du dich manchmal mit komplizierten Rechtstexten auseinandersetzen musst.

Was die Soft Skills angeht, so solltest du auf jeden Fall ein Organisationstalent sein. Bei den vielen verschiedenen Aufgaben, die du erledigen musst, solltest du stets den Überblick behalten können. Damit geht auch einher, dass du flexibel bist und dich von dem ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Aufgabenfeldern nicht stressen lässt. Außerdem ist es wichtig, dass du deine Arbeit stets mit äußerster Sorgfalt erledigst. Zum einen müssen Fristen und Termine eingehalten werden, zum anderen kann beim Bearbeiten von Anträgen schon ein kleiner Tippfehler enorme Auswirkungen haben. Du solltest also auch bereit dazu sein, Verantwortung auf dich zu nehmen. Zu guter Letzt gehört auch eine gut ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit zu den Anforderungen. Du musst mit deinen Kollegen kommunizieren und insbesondere auch mit den Bürgern, denen du teils komplexe Sachverhalte verständlich erklären musst.

Deine Bewerbung Verwaltungsfachangestellte

Nun weißt du, wie genau der Beruf und die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten aussehen. Auch die Anforderungen für den Beruf hast du verstanden. Wenn du sie alle erfüllst und du am Aufgabenfeld interessiert bist, kannst du auch schon mit deiner Bewerbung starten.

Zunächst musst du natürlich eine offene Stelle finden. In Zeiten des Internets sollte das allerdings kein Problem für dich darstellen. Es gibt eine Vielzahl an digitalen Stellenmärkten, auf denen du nach Beruf und sogar nach Ort filtern kannst. Du kannst natürlich auch einfach mal bei dir in der Nähe rumfragen. Vielleicht bildet ja das örtliche Bürgeramt oder die Stadtverwaltung angehende Verwaltungsfachangestellte aus. Generell bewirbst du dich immer bei deinem Ausbildungsbetrieb, also der entsprechenden Behörde. Wie das genaue Bewerbungsverfahren aufgebaut ist, findest du meist in der Stellenanzeige heraus.

Bewerbung Verwaltungsfachangestellter – digital oder analog?

Auch die professionelle Welt wird immer digitaler. Es ist also gut möglich, dass die Behörde, bei der du dich bewirbst, dich bittet, über ein Bewerbungsportal deine Onlinebewerbung einzusenden. In diesem Fall wirst du dann z.B. auf das Bewerbungsportal der Stadt oder des Kreises weitergeleitet. Natürlich gibt es jedoch auch immer noch Behörden, die eine Bewerbung per Post oder per E-Mail bevorzugen.

Wie schreibe ich eine Bewerbung als Verwaltungsfachangestellte?

Egal ob online, per E-Mail oder ganz klassisch per Post: Im Grunde werden immer die gleichen Dokumente benötigt:

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Anlagen (Zeugnisse)

In den meisten Fällen werden dieselben Dokumente auch bei Bewerbungen über Online-Portale verlangt. Zusätzlich musst du dabei dann noch einige Daten über dich in digitalen Formularen angeben. Meist beschränkt sich dies auf die gleichen Angaben, die du auch im Lebenslauf machst.

Das Anschreiben

Das Anschreiben bildet das Herzstück deiner Bewerbung und steht daher in der Bewerbungsmappe immer an erster Stelle. Auch wenn du dich per E-Mail bewirbst und sogar wenn das Anschreiben „nur” im Bewerberportal hochgeladen wird, ist es immer als Brief strukturiert. Das bedeutet, dass du im Adresskopf sowohl die Adresse deines potenziellen Arbeitgebers als auch deine Adresse angibst. Hinzu kommt das Datum, eine Betreffzeile und natürlich die Anrede sowie Grußformel und Unterschrift am Ende. An wen du das Anschreiben adressieren sollst, wird meist in der Stellenausschreibung angegeben. In der Regel wird dort eine Person genannt, die für die Bewerbungen zuständig ist und an die du dich ggf. auch mit Fragen wenden darfst. Adressiere dein Anschreiben unbedingt an diese Person. Ein „Sehr geehrte Damen und Herren” ist keine gute Idee, wenn es einen konkreten Ansprechpartner gibt. So würdest du nur den Anschein machen, die Stellenanzeige nicht ausführlich gelesen zu haben.

Erfüllst du alle Formalitäten des Anschreibens, bist du schon mal auf einem guten Weg. Jetzt fehlt nur noch der tatsächliche Text, in dem du dich vorstellst und von dir zu überzeugen versuchst. Folgende Punkte kannst und solltest du im Anschreiben ansprechen:

• Warum möchtest du diesen Beruf erlernen?
  • Was motiviert dich dazu?
  • Wie bist du darauf gekommen?
• Warum gerade in dieser Behörde?
• Was macht dich zum idealen Kandidaten?

Für die ersten zwei Hauptpunkte solltest du zunächst etwas Recherchearbeit betreiben. Dass du dir diesen Artikel durchliest, ist schon mal ein guter Anfangspunkt. Versuche, dir so viel Wissen über den Beruf anzueignen wie möglich. Dasselbe gilt für Informationen über die Behörde, bei der du dich bewirbst. Schau dich auf jeden Fall auf der Webseite um und versuche gegebenenfalls sogar mit jemandem, der Erfahrung mit der Arbeit dort hat zu sprechen. Sowohl fundiertes Wissen bezüglich der Behörde sowie auch dem Beruf, den du erlernen möchtest, demonstrieren dem Arbeitgeber wahres Interesse.

Wenn es darum geht, von dir zu berichten, versuche wirklich alle Qualifikationen auszuschöpfen, die du hast. Du kannst deine guten Noten in den relevanten Fächern betonen, solltest es jedoch keinesfalls dabei belassen. Gehe unbedingt auf die in der Stellenbeschreibung genannten Soft Skills ein. Anstatt einfach nur aufzulisten, dass du zum Beispiel „flexibel, belastbar, kommunikativ und teamfähig” bist, solltest du versuchen, dies zu belegen. Aus deinen Zeugnissen mag das vielleicht nicht hervorgehen, aber du hast mit Sicherheit durch deine Hobbys, ehrenamtliche Beschäftigung oder Engagement in deiner Schule vieles gelernt. Auch durch Praktika oder Nebenjobs, bei denen deine Kompetenzen benötigt wurden, kannst du diese für den Arbeitgeber belegen. Für mehr Tipps zum Anschreiben schau gern bei unserem Artikel Das Anschreiben bei der Bewerbung vorbei.

Der Lebenslauf

Durch deinen Lebenslauf soll dem Arbeitgeber dein beruflicher und schulischer Werdegang kurz und knapp dargestellt werden. Bei deinem tabellarischen Lebenslauf ist es in Ordnung, eine Vorlage zu nutzen, anders als beim Anschreiben. Da du dich für den öffentlichen Dienst bewirbst und nicht gerade für einen kreativen Job, solltest du das Design simpel und professionell halten. Es gibt einige Punkte, die Teil eines vollständigen Lebenslaufs sind:

• Persönliche Daten (Vollständiger Name, Geburtsdatum und -ort, Kontaktdaten)
• Schulbildung (Name/n des/der Institute/s, Zeitraum für das du es besucht hast, erlangter/angestrebter Bildungsabschluss, freiwillig: Notendurchschnitt)
• Berufserfahrung (Praktika, Nebenjobs etc.; Namen des Arbeitgebers, Zeitraum, Position)
• Fähigkeiten und Kenntnisse (Computerprogramme, Fremdsprachen etc.)
• Optional: Sonstiges (Hobbys, ehrenamtliches Engagement, Auszeichnungen)

Lass dich nicht davon aus der Ruhe bringen, dass dein Lebenslauf vielleicht noch nicht so viel zu bieten hat. Das ist völlig normal, wenn du gerade erst vor deinem Schulabschluss stehst. Aus diesem Grund ist es auch in Ordnung, wenn du Praktika oder Jobs nennst, die eigentlich nichts mit deinem angestrebten Beruf zu tun haben. Nenne dabei in Stichpunkten die Aufgaben, die du übernommen hast, und versuche, sie auf den Beruf Verwaltungsfachangestellter anzupassen. Am besten kommt natürlich ein Praktikum im Büro an. Allerdings könntest du die Kompetenzen, die du als Verwaltungsfachangestellter benötigst, schließlich genauso in einem ganz anderen Berufsfeld erlangt haben. Hast du z.B. in einem Supermarkt gejobbt, hat das auf den ersten Blick wenig mit den Aufgaben eines Verwaltungsfachangestellten zu tun. Vielleicht hast du hierbei aber gelernt, Kunden zu beraten oder Inventarlisten zu führen, was du auf die Aufgaben des Verwaltungsfachangestellten übertragen kannst. Achte also darauf, deinen Lebenslauf besonders auf den Beruf auszulegen.

Versäume es des Weiteren nicht, Fähigkeiten aufzulisten. EDV-Kenntnisse sind ein Muss bei diesem Büroberuf. Wenn du im Lebenslauf nicht einmal auflistest, dich mit den MS-Office-Programmen auszukennen, wirkt das nicht sehr überzeugend. Beherrschst du eine oder mehrere Fremdsprachen, zögere ebenfalls nicht, das in den Lebenslauf mit aufzunehmen. Selbst wenn keine Fremdsprachen für die Bewerbung Verwaltungsfachangestellte gefordert werden, zeugt das von deiner Leistungsbereitschaft und deinen kognitiven Fähigkeiten.

Alle weiteren Angaben zu deinen Hobbys etc. sind optional, jedoch empfohlen. Bei der Bewerbung für einen Ausbildungsplatz geht es weniger um deine Berufserfahrung und deine Qualifikation und mehr darum, ob du als Person geeignet bist. Je mehr Informationen du dem Personaler über dich gibst, desto vollständiger ist das Bild von dir als engagierte und für den Beruf geeignete Person. Ehrenamtliche Arbeit und soziales Engagement sind immer gern gesehen. Das gilt natürlich nur, wenn du auch ehrlich bist. Was deine Hobbys angeht, so wirken „Videospiele spielen” oder „Serien schauen” natürlich nicht sehr überzeugend. Fast alle Sportarten allerdings zeugen von deiner Disziplin und Mannschaftssport natürlich auch von Teamfähigkeit. Auch Hobbys, die bestimmte Fähigkeiten voraussetzen, z.B. das Spielen eines Musikinstruments, können gut ankommen, da sie von deiner Lernbereitschaft zeugen.

Zu guter Letzt solltest du nicht vergessen, deinen Lebenslauf zu unterschreiben. Das gilt auch, wenn du deine Bewerbung digital einsendest. Die Fähigkeiten, den Lebenslauf auszudrucken und unterschrieben wieder einzuscannen oder eine digitale Unterschrift darunter setzen, sind für deinen angestrebten Beruf selbstverständlich.

Sonstiges bei der Bewerbung Verwaltungsfachangestellte: Bewerbungsmappe, Fotos und Anlagen

Mit dem Lebenslauf und dem Anschreiben hast du die zwei wichtigsten Punkte schon einmal abgehakt. Das Kernstück deiner Bewerbung ist also fertig. Was gibt es sonst noch zu beachten?

Anlagen sind ein Teil jeder Bewerbung, egal ob sich über ein Portal oder per Post beworben wird. Ganz bestimmt werden von dir Zeugnisse gefordert werden. Dein Abschlusszeugnis oder das aktuelle Zwischenzeugnis, wenn du noch in der Schule bist. Wenn du Bescheinigungen oder Zeugnisse über Praktika und Nebenjobs hast, kannst du diese ebenfalls der Bewerbung beifügen. Auch Bescheinigungen, die zum Beispiel deine Fremdsprachenkenntnisse oder Computer-Skills bestätigen, kannst du anfügen.

Ob du ein Bewerbungsfoto beifügst oder nicht, ist in der Regel dir überlassen. Generell kann das eine gute Idee sein, damit der Personaler ein Gesicht zu der Person aus den Unterlagen hat. Wenn du dich dazu entscheidest, solltest du allerdings unbedingt darauf achten, dass die Fotos professionell sind.

Bewirbst du dich auf dem Postweg, solltest du dich außerdem um den Rest deiner Bewerbungsmappe kümmern. Auch das beste Anschreiben kann aussortiert werden, wenn die Formalitäten nicht stimmen. In unserem Artikel Bewerbungsmappe – Aufbau, Inhalte und mehr erfährst du alles, was du darüber wissen musst.

Das kommt nach der Bewerbung: Vorstellungsgespräch und Auswahlverfahren

Nachdem du deine Bewerbung eingesendet hast, wartest du zunächst auf eine Rückmeldung. Das kann zwischen zwei und acht Wochen dauern, also mach dich in dieser Zeit nicht verrückt. Hast du dich über ein online Bewerberportal beworben, solltest du allerdings schon unmittelbar nach der Bewerbung eine Eingangsbestätigung erhalten. Auch wenn du dich per E-Mail oder auf dem Postweg bewirbst, ist es nicht unüblich, eine schnelle Rückmeldung zu erhalten. Dabei handelt es sich meist um eine E-Mail, in der du über den Eingang deiner Bewerbung informiert wirst. Oft wird dabei auch eine Angabe dazu gemacht, wie lange die Behörde in etwa für die Bearbeitung deiner Unterlagen brauchen wird.

Hast du mit deiner Bewerbung von dir überzeugen können, wirst du zum nächsten Schritt des Auswahlverfahrens eingeladen. Wie genau dieses aussieht, unterscheidet sich je nach Behörde. Es ist jedoch nicht unwahrscheinlich, dass du einen Einstellungstest absolvieren musst. Dieser kann entweder schriftlich sein oder online durchgeführt werden und zielt auf deine allgemeinen kognitiven Fähigkeiten, deine Deutsch- und Englischkenntnisse sowie dein Allgemeinwissen ab. Auch deine mathematischen Fähigkeiten werden geprüft, genauso wie logisches Denken und Konzentration. Neben dem schriftlichen Einstellungstest wird oft auch eine Gruppendiskussion oder eine andere Teamaufgabe wie z.B. ein Rollenspiel durchgeführt. Den letzten Teil des Auswahlverfahrens für Verwaltungsfachangestellte bildet in der Regel das Interview. Überzeugst du auch hier von deiner Eignung für den Beruf Verwaltungsfachangestellter, kannst du dich höchstwahrscheinlich auf eine Zusage freuen. Wie genau der Einstellungstest Verwaltungsfachangestellter aufgebaut ist und wie du dich darauf vorbereiten kannst, erfährst du in unserem Artikel Verwaltungsfachangestellter Einstellungstest.

Fazit

Verwaltungsfachangestellter ist ein begehrter Ausbildungsberuf und das nicht ohne Grund. Umso wichtiger ist es, dass du dir schon bei der Bewerbung viel Mühe gibst, um den Arbeitgeber von dir zu überzeugen. Wenn du all unsere Ratschläge beachtest, wirst du bestimmt erfolgreich sein und zum Auswahlverfahren eingeladen werden. Wir wünschen dir dabei viel Glück!

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