Anwendungen, Befehle und Funktionen im Büromanagement: Ein Überblick für Kaufleute im Büromanagement

Kaufleute für Büromanagement müssen ein breites Spektrum an Fähigkeiten und Kenntnissen im Bereich der Büro- und Informationstechnologie beherrschen. Hierbei spielen Anwendungen, Befehle und Funktionen eine entscheidende Rolle. Und diese werden in der gestreckten Abschlussprüfung auch überprüft. Im Prüfungsbereich 1: „Informationstechnisches Büromanagement“ werden typischerweise praxisnahe Aufgaben gestellt, die die praktischen Fähigkeiten der Prüflinge in verschiedenen Bereichen auf die Probe stellen. Die Aufgaben sind praxisnah gestaltet und simulieren typische Arbeitsabläufe in einer Büroumgebung. Zu den typischen Aufgabenarten gehört z.B.:

1. Erstellung eines Formulars: Hier musst du ein Formular für Hausmitteilungen entwerfen, das genau den Vorgaben unseres Unternehmens entspricht. Dabei ist es wichtig, das Corporate Design einzuhalten und die DIN 5008 Richtlinien richtig anzuwenden.

2. Bedarfsermittlung und Lagerverwaltung: Mit Tabellenkalkulationen prüfst du den Lagerbestand bestimmter Artikel und berechnest bei Bedarf die Bestellmengen. Dafür nutzt du Funktionen zum Sortieren, Filtern und zur Erstellung von Diagrammen.

3. Angebotsvergleich: Vergleiche Angebote verschiedener Lieferanten für bestimmte Produkte. Du verwendest Formeln und Funktionen, um den günstigsten Anbieter zu finden und Preisunterschiede zu berechnen.

4. Dokumentation und Kommunikation: Basierend auf deinen Analysen musst du professionelle Dokumente erstellen, wie z.B. eine Hausmitteilung an die Geschäftsleitung oder eine Bestellung an einen Lieferanten. Hierbei ist es wichtig, dass deine Formulierungen klar, präzise und korrekt sind.

Du bist gerade erst dabei, dich über die Ausbildung und den Einstellungstest für Kaufleute für Büromanagement zu informieren? Dann teste jetzt dein Wissen!

Wenn du gerade noch auf der Suche bist und herausfinden möchtest, ob die Berufsrichtung “Kaufleute für Büromanagement” etwas für dich ist, dann schau einmal in unser Quiz hinein! Hier erhältst du einen Einblick in die Testbereiche des Einstellungstests. Viel Spaß!

Programmübergreifendes Basiswissen

Um in modernen Büroanwendungen gut zurechtzukommen, musst du wissen, wie man Texte und Absätze formatiert, wie man Seiten gestaltet und mit Tabellen umgeht. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du dich mit verschiedenen Anwendungen, Befehlen und Funktionen auskennst. Zu den Bereichen, in denen du fit sein solltest, gehören:

Zeichen- und Absatzformatierung

• Zeichenformatierung: Beherrschung der grundlegenden Formatierungen wie Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Fettschrift und Unterstreichung.

• Absatzformatierung: Einstellung der Textausrichtung, Zeilenabstand, Schattierung bzw. Füllfarbe sowie Rahmen.

Seitenlayout und Tabellen

• Seitenlayout: Festlegung der Seitenränder, Ausrichtung, Kopf- und Fußzeilen und die Fähigkeit, Feldfunktionen/Formeln anzuzeigen.

• Tabellen: Anpassung der Spaltenbreite und Zeilenhöhe, sowie das Einfügen, Löschen und Verbinden von Zellen, Zeilen und Spalten. Außerdem das Verschieben, Kopieren und Benennen von Tabellenteilen.

Grafische Elemente und Links

• Textfeld, Grafik, ClipArt: Einfügen und Anpassung von Textfeldern, Grafiken und ClipArt, inklusive Größen- und Positionsänderungen.

• Hyperlink und Symbol: Einfügen von Hyperlinks und Symbolen zur besseren Navigation und Darstellung.

Programmübergreifende Anwendung

• Datei einfügen und verknüpfen: Nutzung und Verknüpfung von Dateien, Diagrammen, Tabellen und Texten über verschiedene Programme hinweg.

• Screenshot: Erstellen und Einfügen von Screenshots.

• Suchen, Ersetzen und Sortieren: Effiziente Suche und Ersetzung von Text sowie das Sortieren von Daten.

Anwendungen und Befehle für die Textverarbeitung

In der täglichen Arbeit für Kaufleute für Büromanagement wirst du häufig mit der Textverarbeitung zu tun haben. Hier ist es wichtig zu wissen, wie man Texte optimal formatiert, Vorlagen nutzt und Dokumente übersichtlich gestaltet. Auch Automatisierungsfunktionen können dir helfen, Zeit zu sparen und Aufgaben effizient zu erledigen. Aus diesem Grund werden auch deine Kenntnisse zu Textverarbeitungsbefehlen abgeprüft. Dazu gehört:

Text- und Absatzformatierung

• Text formatieren: Umsetzung der DIN 5008 Schreib- und Gestaltungsregeln mit Automatisierungsfunktionen.

• Weiterführende Absatzformatierung: Erstellung von Aufzählungen, Gliederungen, Nummerierungen, Sondereinzügen und Nutzung von Tabstopps.

Dokumentgestaltung

• Seitenlayout: Silbentrennung, Spalten, Umbrüche und Wasserzeichen.

• Illustrationen: Formatierung von Bildern und Grafiken, einschließlich Größe, Position und speziellen Schrifteffekten wie WordArt oder Fontwork.

Texterstellung und -automatisierung

• Überarbeitungsfunktion: Änderungen nachverfolgen, einfügen und überarbeiten. Einfügen und Überarbeiten von Kommentaren sowie das Verwalten von Fußnoten.

• Formularerstellung: Nutzung von Auswahlfeldern für Text und Daten, Dokumentvorlagen, Formularfeldern und Kontrollkästchen.

• Autotext: Einfügen von Dateinamen, Datum, Seitenzahl und Uhrzeit.

• Serienbrieffunktion: Erstellen von Bedingungsfeldern (Regeln), Einrichten und Bearbeiten von Serienbriefen.

Befehle und Funktionen für die Tabellenkalkulation

Die Arbeit mit Tabellenkalkulationsprogrammen gehört ebenfalls zum Alltag für Kaufleute für Büromanagement. Du lernst, wie man Daten eingibt, Berechnungen durchführt und Ergebnisse in Diagrammen übersichtlich darstellt. Diese Fähigkeiten sind besonders wichtig, um Daten schnell analysieren und präsentieren zu können. Deshalb gehört auch diese Bereich zum Prüfungsbereich „Informationstechnisches Büromanagement“ .

Funktionen für Berechnungen

• Wichtige Funktionen: Nutzung von Funktionen wie ANZAHL, HEUTE, JAHR, MONAT, TAG, MIN, MAX, MITTELWERT, ODER, RANG, RUNDEN, SUMME, SUMMEWENN, SVERWEIS, TAGE360, UND, WENN (auch verschachtelt) und ZÄHLENWENN.

Diagramme

• Erstellung und Bearbeitung: Formatierung der Achsen, Achsenbenennung, Datenbeschriftung, Diagrammüberschrift, Gitternetzlinien, Legende, Muster der Datenreihen und -punkte, Hinzufügen von Trendlinien und Formatierung der Zeichnungsfläche.

• Zusatzoptionen: Einfügen von Textfeldern und Autoformen.

Allgemeine Rechen-Operationen

• Dreisatz, Durchschnitt, Prozentberechnung: Durchführung grundlegender mathematischer Berechnungen und Analysen.

Formatierung und Darstellung

• Benutzerdefiniertes Format: Anpassung des Zellenformats für eine übersichtliche Darstellung von Daten und Diagrammen.

• Übersichtliche Darstellung: Anzeigen von Zeilen- und Spaltenüberschriften sowie Gitternetzlinien zur besseren Übersichtlichkeit.

Kaufleute für Büromanagement: Die Prüfung mit der richtigen Vorbereitung meistern!

Die Anwendungen, Befehle und Funktionen im Büromanagement sind eine Vorraussetzung dafür, deine Aufgaben effizient und gut zu erledigen. Das ist für dich also ein Win-Win. Wenn du sie beherrschst, wirst du nicht nur in der Abschlussprüfung gut abschneiden, sondern auch im Beruf selbst die besten Vorraussetzungen mitbringen. Für mehr Infos schau gern einmal in unseren Online-Testtrainer für Kaufleute für Büromanagement! Hier kannst du dein Wissen erweitern und es in vielen verschiedenen Übungen auf die Probe stellen.