Verwaltungsfachangestellter Einstellungstest bestehen – Tipps & Übungen

Du möchtest einen Bürojob, der Abwechslung bietet? Der Umgang mit Menschen bereitet dir Freude und du arbeitest sehr gewissenhaft? Der Beruf des Verwaltungsfachangestellten bietet dir genau das. Welche Aufgaben in diesem Beruf auf dich zukommen und wie der Bewerbungsprozess aussieht, zeigen wir dir im nachstehenden Text. 

Der Verwaltungsfachangestellte

Die Aufgaben eines Verwaltungsfachangestellten sind breit gefächert. Du arbeitest für gewöhnlich innerhalb eines Büros mit mindestens einem weiteren Kollegen aus der gleichen Abteilung. 

Während eines normalen Arbeitstages wirst du immer wieder viel Papierkram vor dir haben. Dabei kann es sich um zu klärende Sachverhalte von Ordnungswidrigkeiten, Gesetzestexten, Wirtschaftsplänen oder Anträgen handeln. Abhängig von der Abteilung, in der du arbeitest, können die Dokumente variieren. Die Pflege und Aufbewahrung der Dokumente liegt in deiner Verantwortung. Ebenfalls findet täglich E-Mail- und Schriftverkehr mit Bürgern statt, um Anliegen und Fragen dieser zu beantworten. Du erstellst zudem Bescheide unter Berücksichtigung der aktuellen Gesetzeslage. 

Muss der Bürger für einen Antrag oder einen Bescheid etwas bezahlen, so kümmerst du dich ebenfalls um den Zahlungsverkehr. Je nach Abteilung kann das Erstellen von Wirtschaftsplänen oder von Kosten- und Leistungsrechnung ebenfalls in deinen Aufgabenbereich fallen. 

Die Karrieremöglichkeiten 

Nachdem du deine Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten beendet hast, musst du drei Jahre lang Berufserfahrung sammeln. Anschließend kannst du mit Hilfe eines Lehrgangs zum Verwaltungsfachwirt aufsteigen. Dadurch kannst du dich auf gehobene Stellen bewerben und verdienst mehr Geld. 

Mit Hilfe eines Studiums kannst du den Bachelor of Arts in Public Management erreichen. Mit diesem Titel hast du die Möglichkeit verbeamtet zu werden.

Die Ausbildung

Die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten dauert drei Jahre. Eine Verkürzung auf zwei bis zweieinhalb Jahre ist bei entsprechend guten Leistungen möglich. 

Abhängig der Behörde beginnt die Ausbildung für gewöhnlich zwischen August und Oktober. Wenn du dich für eine Ausbildung interessierst, musst du dich unbedingt frühzeitig über die Bewerbungsfristen informieren. Zum Teil enden diese nämlich schon 14 Monate vor Ausbildungsbeginn. 

Die Bewerbung

Deine Bewerbung sollte mindestens ein Anschreiben, einen Lebenslauf und das letzte Schulzeugnis enthalten. Achte bei deinen selbstverfassten Dokumenten darauf, dass sie fehlerfrei sind. Das Anschreiben sollte einem Motivationsschreiben gleichen. Es sollte also bereits Argumente enthalten, die deine Motivation und Eignung für den Ausbildungsplatz verdeutlichen. Einige Behörden verlangen die letzten zwei Schulzeugnisse von dir. Informiere dich hier bei den Behörden direkt. 

Wenn du bereits Praktika in einem verwaltungsorientierten Beruf absolviert hast, solltest du die Bescheinigungen deiner Bewerbung hinzufügen. Auch anderweitige Qualifikationen, wie beispielsweise nachweisbare IT-Kenntnisse werten die Bewerbung auf. 

Die Voraussetzungen 

Du musst für die Bewerbung einige Voraussetzungen erfüllen:

• Mindestens mittlere Reife
• In den Fächern Deutsch und Englisch mindestens die Note drei
• Beherrschung der deutschen Sprache (mindestens auf Niveau C1)

Zu deinen persönlichen Eigenschaften zählen: 

• Gutes Ausdrucksvermögen
• Freundliches und aufgeschlossenes Auftreten
• Konzentrationsfähigkeit
• Organisationstalent 
• Kontakt- und teamfreudig
• Zuverlässigkeit und Sorgfalt 
• Verantwortungsbewusstsein 
• Selbstständigkeit 

Zudem sollten deine Begabungen und Interessenfelder in den nachstehenden Punkten liegen: 

• Arbeit mit Word und Excel 
• Arbeit am Computer 
• Gutes Textverständnis
• Interesse an Gesetzen 
• Gute Mathematikkenntnisse
• Erstellung von Statistiken und Präsentationen

Piercings und Tattoos sind an sichtbaren Stellen von manchen Behörden unerwünscht. 

Das Auswahlverfahren 

Wenn deine Bewerbung überzeugt hat, wirst du zu einem Auswahlverfahren eingeladen. Je nach Behörde findet dieses in unterschiedlicher Art und Weise statt. Einige veranstalten einen ganzen Auswahltag, während andere die einzelnen Abschnitte getrennt voneinander durchführen.

Generell kann das Auswahlverfahren in vier Abschnitte unterteilt werden. Diese sind ein schriftlicher Test, eine Teamaufgabe, eine berufsspezifische Aufgabe und ein Interview. Je nach Behörde können alle der Bereiche, eine Auswahl dieser oder auch nur das Interview stattfinden. 

Der schriftliche Test 

Der schriftliche Test wird entweder vor Ort durchgeführt oder als Onlinetest angeboten. Musst du einen Onlinetest absolvieren, stelle dich darauf ein, dass du vor Ort nochmals einen kurzen schriftlichen Test bestehen musst. Dieser schriftliche Test gilt der Überprüfung, dass du den Onlinetest tatsächlich selbst und ohne Hilfsmittel bestanden hast.

Normalerweise dauert der Test zwischen 50 und 80 Minuten. Bei den Onlinetests besteht manchmal die Möglichkeit den Test zu unterbrechen und einzelne Module unabhängig voneinander abzuschließen. 

Abgefragt werden für gewöhnlich die nachstehenden Themen: 

• Allgemeinwissen 
• Deutsch 
• Mathematik 
• Logisches Denken 
• Konzentration 

Es können alle oder auch nur eine Auswahl der oben genannten Themen gefragt werden. 

Allgemeinwissen 

Das Allgemeinwissen bezieht sich meistens auf die Bereiche Geschichte, Geographie, Politik und Wirtschaft. Als Verwaltungsfachangestellter arbeitest du in einer deutschen Behörde. Innerhalb dieser Behörden wird ein grundlegendes Allgemeinwissen speziell in Bezug auf Deutschland erwartet. 

Beispielfragen zum Allgemeinwissen in Geschichte: 

• Wann war der Mauerfall? 

1. 1988
2. 1998
3. 1989
4. 1980

• Von wann bis wann dauerte der erste Weltkrieg?

1. 1918 – 1922
2. 1910 – 1914
3. 1914 – 1918
4. 1906 – 1910

Beispielfragen zum Allgemeinwissen in Geographie: 

• Bitte kreuze alle Nachbarländer Deutschlands an. 

1. Italien 
2. Türkei 
3. Griechenland 
4. Österreich 
5. Luxemburg
6. Belgien
7. Polen 
8. Tschechien 
9. Russland 

• Welcher Fluss ist der längste in Europa? 

1. Wolga
2. Donau 
3. Ebro
4. Nil
5. Ural

Beispielfragen zum Allgemeinwissen in Politik: 

• Die Kommunalpolitik vertritt die Interessen … 

1. vom Bund 
2. vom Bundestag
3. von der EU
4. von den Landkreisen und Gemeinden

• Der aktuelle Bundespräsident heißt? 

1. Angela Merkel 
2. Frank-Walter Steinmeier
3. Joachim Gauck 
4. Horst Seehofer

Beispielfragen zum Allgemeinwissen in Wirtschaft: 

• Der wichtigste Aktienindex in Deutschland heißt:

1. Dachs
2. DAX
3. Dow Jones 
4. Fonds

• Inflation bedeutet …

1. dauerhafter Anstieg des Preisniveaus
2. dauerhafter Abstieg des Preisniveaus 
3. dauerhafter Anstieg der Kaufanfragen 
4. dauerhafter Abstieg der Kaufanfragen

Deutsch 

Da du intensiven Kontakt mit Bürgern und teils anderen Behörden pflegst, wird ein hoher Standard an Deutschkenntnissen in Wort und Schrift erwartet. Um dich darin zu prüfen, werden dir Aufgaben im Bereich der Rechtschreibung und Grammatik gestellt. 

Es gibt Erfahrungsberichte, die besagen, dass ein kleiner Aufsatz geschrieben werden musste. Die Bewerber konnten dabei zwischen zwei Themen wählen. Beispielsweise kann das Thema lauten, ob die Fußball Weltmeisterschaft einen weitergehenden Sinn hat, als nur ein Sportwettbewerb zu sein. Bei dieser Art von Aufgabe werden deine Ausdrucksweise, Rechtschreibung und Grammatik geprüft. Achte darauf, dass du deine Argumente belegst, anstatt nur oberflächliche Behauptungen aufzustellen. 

Diese Art der Aufsätze ist aber eher untypisch. Normalerweise werden Fragen ähnlich der folgenden Beispiele gestellt. 

• Bitte kreuze alle falsch geschriebenen Wörter an: 

1. Fön 
2. Reperatur
3. Jagd
4. Akquise
5. adequat
6. asymmetrisch 
7. katastrofal 

• Welche Sätze sind richtig geschrieben? 

1. Das Licht, dass so schön scheint. 
2. Das Licht, das so schön scheint. 
3. Des Weiteren gehen wir morgen Essen. 
4. Des weiteren gehen wir morgen Essen. 
5. Ich bin hier seit vier Uhr. 
6. Ich bin hier seid vier Uhr. 

• Welches Wort muss eingesetzt werden? 

Wir sehen uns am Mittwoch in der Arbeit. … sehen wir uns spätestens am Freitag auf der Party. 

1. Deshalb
2. Deswegen 
3. Andernfalls
4. Und
5. Aber

Mathematik 

Je nach Behörde kann dieser Bereich intensiv oder nur kurz abgefragt werden. Generell wirst du als Verwaltungsfachangestellter immer wieder mit Zahlen und leichten Mathematikaufgaben zu tun haben. Der Dreisatz und die Zinsrechnung werden hierbei gerne im Test abgefragt.

Beispielaufgaben: 

• Bitte berechne die nachstehenden Aufgaben: 
  • Eine Schulklasse besteht aus 30 Schülern. Das entspricht 20 Prozent der Schüler der gesamten Jahrgangsstufe. Wie viele Schüler sind in der Jahrgangsstufe? 

• • Eine Familie hat 300€ für ein Jahr zu vier Prozent angelegt. Wieviel Zinsen bekommt die Familie? 

• • 64 + 5 * 4 =

Logisches Denken 

Als Verwaltungsfachangestellter musst du Sachverhalte klären. Dies kann unter Umständen sehr schwierig sein, wenn die Beweislage entsprechend dünn ist. Das logische Denken hilft dir sinnvolle Schlüsse und Folgerungen ziehen zu können. 

Beispielaufgaben: 

• Bitte vervollständige die nachstehenden Zahlenreihen:

4 12 8 16 12 ?

8 16 32 64 128 ?

• Welches Wort passt? 

Feuer zu Wasser ist wie Katze zu …

1. Hund 
2. Wasser
3. Haare
4. Maus 

Konzentration 

Der Konzentrationstest gehört zu den häufig angewandten Tests in einem Einstellungstest. Hierbei geht es um deine allgemeine Konzentrationsfähigkeit und Genauigkeit. Speziell bei der Bearbeitung von Bescheiden solltest du dich nicht zu Fehlern aufgrund von Konzentrationsmangel oder Ungenauigkeit verleiten lassen. 

Beispielaufgaben: 

• Wie oft befindet sich der Buchstabe „O” in den nachstehenden Zeilen? 

QQQQQQOQQQQQQQQQOQQQQQ

OQQQQOQQQQQQQQQQQQQOQO

QQOQQQQQQQQOQQQQQQQOQQ

QQQQQQQQQOQQQQQQQQOQQQ

• In der nachfolgenden Zeile siehst du eine Rechnung. Bitte berechne die Lösung ohne Beachtung der Punkt vor Strich Regelung. 

 8 + 14 * 2 / 4 + 19 – 17 * 5 + 12 / 7 = 

Vorbereitung auf den schriftlichen Test 

Ein großer Bereich des Einstellungstests für die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten liegt im Modul des Allgemeinwissens. Halte dich besonders in den politischen Bereichen stetig auf dem Laufenden. Ansonsten kannst du dir unseren Artikel Allgemeinwissen im Einstellungstest bestehen ansehen. Dort findest du weitere Informationen und mehr Übungen. Für die spezifischen Unterthemen findest du viel Informationen im Internet. 

Für die Module Mathematik und Logisches Denken haben wir ebenfalls je einen gesonderten Artikel. Du kannst dir auch unsere Artikel Bundeskriminalamt Konzentrationstest und Polizei Konzentrationstest ansehen. Diese beziehen sich zwar auf die Polizei und das Bundeskriminalamt, die Aufgaben und Erklärungen sind dennoch eine sehr gute Vorbereitung.

Teamaufgabe

Da du mit deinen Kollegen in engem Kontakt stehst, legen die Behörden großen Wert auf Teamarbeit. Die Teamtests sind sehr unterschiedlich, sodass keine konkreten Beispielaufgaben genannt werden können. 

Grundsätzlich können Teamarbeiten in drei verschiedenen Formen auftreten: 

• Gruppendiskussionen 
• Rollenspiele 
• Konstruktionstests

Eine Gruppendiskussion kann beispielsweise eine Interpretation eines Gesetzestextes in Zusammenhang mit einem Fallbeispiel sein. 

Dem Rollenspiel geht normalerweise eine Anweisung des Prüfers voraus. Der Prüfer gibt Anweisungen zum gewünschten Verhalten oder zu Aussagen. Ein Beispiel in Bezug auf den Verwaltungsfachangestellten kann eine simulierte Diskussion von Kollegen sein. Die Diskussion kann sich um banale Sachverhalte handeln. Eine Person bekommt dabei die Anweisung nicht von seinem Standpunkt abzuweichen. Dadurch können die Prüfer die andere Person in ihrem Verhalten testen. 

Konstruktionstests sind normalerweise so aufgebaut, dass eine Figur innerhalb einer vorgegebenen Zeit nachgebaut werden muss. Das exakte Nachbauen der Figur ist in der angegebenen Zeit jedoch unmöglich. Durch diese Rahmenbedingungen können die Prüfer das Teamverhalten unter Zeitdruck und Stress beurteilen. 

Achtung! Bei der Teamarbeit kommt es nicht auf das Ergebnis selbst an, sondern wie du innerhalb eines Teams agierst. 

Berufsspezifische Aufgabe

Hier geht es um die Bearbeitung eines möglichst realitätsnahen vereinfachten Falls. Dabei kann es sich um die Bearbeitung eines Sachverhalts unter Berücksichtigung der Gesetzeslage handeln. Auch kann die Erstellung eines kurzen Referats über ein gewisses Thema erwartet werden. Das Referat könnte beispielsweise von der bestmöglichen Müllentsorgung zuhause handeln. Für die Erstellung des Referats werden normalerweise die Informationen zu dem Thema bereitgestellt. Deine Aufgabe besteht darin, die Informationen verkürzt, aber verständlich darzustellen. Auch kann die Auswertung von Statistiken oder Diagrammen verlangt werden. 

Die Ergebnisse der berufsspezifischen Aufgaben werden normalerweise in einem darauffolgenden Gespräch besprochen. 

Interview

Das Interview findet immer statt. Häufig dauert das Gespräch zwischen 30 und 45 Minuten. Meistens hast du drei Gesprächspartner – zwei Arbeiter aus den Sachgebieten und einen Mitarbeiter des Personalrats. 

Rechne mit Fragen und leichten Aufgaben ähnlich des schriftlichen Tests. Allgemein können dir Fragen über die Behörde, die Ausbildung, zu deiner Person, deiner Motivation und über die Stadt gestellt werden. Solltest du Fragen haben, darfst du diese ebenfalls in diesem Gespräch stellen. 

Grundsätzliche solltest du zu diesem Interview auf jeden Fall pünktlich und angemessen gekleidet erscheinen. Angemessene Kleidung besteht hier aus einem gesunden Verhältnis zwischen elegant und komfortabel. Gehe mit einer positiven Ausstrahlung und einer offenen Haltung in das Gespräch. Spreche während des Gesprächs deutlich, halte Blickkontakt und lasse deine Gesprächspartner stets ausreden. 

Fazit 

Als Verwaltungsfachangestellter arbeitest du sehr vielseitig und flexibel. Du triffst eigene Entscheidungen auf Grundlage der Gesetze und bist stetiger Ansprechpartner für Bürger. Deine Begabungen und Interessen müssen daher sehr breit gefächert sein. Nachdem du die Ausbildung absolviert hast, wartet ein zukunftssicherer Beruf auf dich. 

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